หลักการทำ บัญชีรายรับรายจ่าย ที่ถูกต้องควรเป็นอย่างไร
ทุกประเภทธุรกิจแบบไม่ได้จดทะเบียนนิติบุคคล “การทำรายรับรายจ่าย” ถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างมาก ไม่ใช่แค่เรื่องของการเห็นความเคลื่อนไหวของเงินในธุรกิจเพื่อวางแผน บริหารจัดการให้เกิดผลลัพธ์ตามเป้าหมายเท่านั้น แต่ยังมีผลต่อเรื่องของการขอสินเชื่อกับสถาบันการเงิน และเรื่องของภาษีต่าง ๆ อีกด้วย ดังนั้นในฐานะเจ้าของธุรกิจไม่ว่าประเภทใดก็ตามถ้ารู้หลักการทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องย่อมช่วยลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะการขาดทุนจนนำไปสู่ผลเสียมากกว่าที่หลายคนคิด
เหตุผลของการทำรายรับรายจ่ายที่ทุกธุรกิจควรใส่ใจ
อย่างที่เกริ่นเอาไว้ว่าการทำรายรับรายจ่ายถือเป็นเรื่องสำคัญที่ธุรกิจต้องให้ความสำคัญอย่างมาก เพราะโดยหลักทั่วไปแล้วการรู้ความเคลื่อนไหวของเงินหมุนเวียนภายในร้านจะช่วยสร้างความเข้าใจพร้อมวางแผนงานในอนาคตได้อย่างมีคุณภาพ รู้รายรับ – รายจ่าย ผลกำไร – ขาดทุน ผลประกอบการรายเดือน รายปี ลดความเสี่ยงต่อปัญหาการล้มละลายได้อย่างดี
มากไปกว่านั้นรายรับรายจ่ายของธุรกิจยังมีผลดีต่อการยื่นขอสินเชื่อกับสถาบันการเงิน เช่น การขอสินเชื่อเพื่อก่อสร้างโรงงาน ขอสินเชื่อเพื่อขยายสาขา เป็นต้น รวมถึงยังมีผลต่อเรื่องของบัญชีทรัพย์สินบริษัท และการยื่นส่งภาษีให้กับกรมสรรพากรด้วย
หลักเบื้องต้นในการทำรายรับรายจ่ายที่ถูกต้อง
เพื่อสร้างความมั่นใจและไม่ส่งผลเสียในอนาคตกับธุรกิจรวมถึงตัวเจ้าของเอง การเข้าใจหลักของการทำรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องจึงเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้ามเด็ดขาด โดยขอแนะนำข้อมูลทั้งหมด ดังนี้
- ต้องทำรายงานบัญชีตามการกำหนดของกรมสรรพากร ซึ่งพื้นฐานเบื้องต้น ประกอบไปด้วย
- ช่องระบุ วัน เดือน ปี (พ.ศ.) บันทึกข้อมูลตามวันที่เกิดรายรับ-รายจ่าย
- ช่องระบุ รายการ บันทึกข้อมูลของการทำธุรกรรมทั้งรายรับ-รายจ่ายให้ชัดเจน เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าผ่อนชำระเครื่องจักร จ่ายเงินเดือนพนักงาน รายได้จากลูกค้าหน้าร้าน เป็นต้น
- ช่องระบุ รายรับ บันทึกจำนวนเงินที่เป็นรายรับขององค์กร
- ช่องระบุ รายจ่าย จะแบ่งเป็นการซื้อสินค้า คือ ระบุจำนวนเนที่จ่ายเงินซื้อสินค้า / วัตถุดิบ เพื่อใช้ในการผลิตหรือขายต่อ และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ คือ ระบุจำนวนเงินที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้า เช่น ค่าขนส่ง ค่าจ้างพนักงาน
- หมายเหตุ ระบุข้อมูลเพิ่มเติมในรายการนั้น ๆ
ทั้งนี้ธุรกิจยังสามารถเพิ่มช่องรายการอื่น ๆ ตามประเภทหรือลักษณะของกิจการที่ตนเองดำเนินการอยู่ได้เลย
- การจัดทำต้องเป็นภาษาไทย หรือกรณีมีภาษาต่างชาติต้องถูกกำกับด้วยภาษาไทย
- มีการลงบันทึกรายรับ-รายจ่าย ไม่เกิน 3 วัน นับจากวันที่มีรายการดังกล่าวเกิดขึ้น
- รายการที่ถูกบันทึกลงในบัญชีรายรับรายจ่ายต้องมีเงื่อนไข ดังนี้
- เอกสารประกอบบันทึกลงรายงาน เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น
- ต้องเป็นรายรับ-รายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเท่านั้น เจ้าของห้ามนำรายจ่ายส่วนตัวมาบันทึกเด็ดขาด
- กรณีมีภาษีซื้อนำมาบันทึกเป็นต้นทุนสินค้า / ค่าใช้จ่ายได้แบบเต็มจำนวน (หากผู้ประกอบการไม่ได้มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม)
- หากทำการซื้อ-ขายสินค้า / บริการ ด้วยเงินเชื่อต้องบันทึกรายการในวันที่ได้รับชำระหรือจ่ายชำระเท่านั้น อาจระบุเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุไว้ด้วยก็ได้
- ทำสรุปยอดรายรับ-รายจ่ายทุกเดือนเพื่อใช้ยื่นเสียภาษีบุคคลธรรมดา
- ยื่นเสียภาษีบุคคลธรรมดาจากรายรับ-รายจ่ายที่เกิดขึ้น
ข้อนี้มีหลักที่เจ้าของธุรกิจควรรู้เอาไว้ด้วยไม่ว่าคุณจะยื่นเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาครึ่งปี (ภ.ง.ด.94) หรือประจำปี (ภ.ง.ด.90) ก็ตาม สามารถใช้รายรับจากการทำบัญชีแสดงเป็นยอดเงินพึงประเมินในการทำกิจการได้ ขณะที่ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ก็ทำการหักออกตามจริง (ไม่ต้องหักแบบเหมา) แต่ย้ำว่ารายจ่ายต้องเป็นเฉพาะของกิจการเท่านั้น ห้ามนำรายจ่ายส่วนตัวมารวมอยู่ด้วยเด็ดขาด (หรือในกรณีค่าใช้จ่ายไม่สูงมากจะเลือกหักแบบเหมาก็ได้เช่นกัน)
- กรณีไม่ทำรายรับรายจ่ายสำหรับยื่นเสียภาษีให้กับกรมสรรพากรจะมีโทษตามกฎหมายโดยวิธีปรับไม่เกิน 2,000 บาท
เปิดร้านเล็ก ๆ ไม่ต้องทำรายรับรายจ่ายจริงไหม?
มีคำถามจากพ่อค้าแม่ค้าที่เปิดร้านเล็ก ๆ ของตนเองว่าไม่ได้เป็นธุรกิจอะไรใหญ่โตต้องทำรายรับรายจ่ายหรือไม่? หากว่ากันตามกฎหมายและสิ่งที่ระบุจากกรมสรรพากร กรณีมีกิจการที่ไม่ได้จดทะเบียนนิติบุคคล และต้องการใช้วิธีหักค่าใช้จ่ายแบบตามจริงก็ควรต้องทำบัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อใช้ตัวเลขดังกล่าวในการกรอกลงแบบฟอร์ม ภ.ง.ด. 90/91 แล้วยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปีต่อไป และมีการแสดงเอกสารบัญชีรายรับ-รายจ่ายอย่างถูกต้องพร้อมแนบใบเสร็จ ใบกำกับภาษีต่าง ๆ ก็ยิ่งเป็นเรื่องดีเพื่อที่จะได้ไม่ต้องโดนตรวจสอบภายหลังนั่นเอง
ปฏิเสธไม่ได้ว่าการทำธุรกิจในยุคปัจจุบันมีหลากหลายมาก ยิ่งถ้าเป็นพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ด้วยแล้ว การทำให้ถูกต้องตามกฎหมายเกี่ยวกับภาษีคือสิ่งสำคัญ เพื่อจะได้ไม่ต้องมีปัญหาถูกตรวจสอบ ต้องจ่ายชำระภาษีเงินได้ส่วนเกินพร้อมดอกเบี้ยและอัตราปรับภายหลัง เสียเวลาในการทำรายรับรายจ่ายเพิ่มเติมสักนิดดีกว่าต้องเสียเงินโดยใช่เหตุ
นี่คือหลักการทั้งหมดเกี่ยวกับการทำรายรับรายจ่ายของคนที่มีกิจการส่วนตัวแต่ไม่ได้จัดตั้งในรูปแบบนิติบุคคลควรศึกษาเอาไว้ให้ดี ย้ำว่าเรื่องภาษีเป็นสิ่งใกล้ตัวมากกว่าที่คิดและการทำรายการบัญชีที่ถูกต้องยังช่วยให้มองเห็นถึงความเป็นไป แนวโน้มของธุรกิจอีกด้วย หลายคนไม่เคยทำจนเกิดภาวะที่เรียกว่า “ขายดีแต่เจ๊ง” มีถมเถไป อย่าให้เกิดแบบนั้นกับตนเองจะดีที่สุด